Version 1.3.
Viking Media Labs Inc. est responsable des renseignements personnels traités par Glacier Pure Compounds conformément à la LPRPDE et aux lois provinciales applicables.
Paiements Stripe
Lorsque vous choisissez Stripe, le lien de paiement contient une référence de commande unique. Vous saisissez votre courriel, votre numéro de commande et vos renseignements de paiement sur la page hébergée par Stripe. Stripe traite les données de carte; GPC ne reçoit pas les numéros de carte complets. GPC reçoit les identifiants de paiement, les montants, la devise et l’état du paiement afin de le vérifier et de mettre à jour votre commande. GPC continue de produire les factures et de gérer les commandes. Les paiements Interac sont vérifiés séparément à partir des reçus bancaires.
Responsabilité et coordonnées
Le responsable de la protection des renseignements personnels de GPC veille à la protection des renseignements personnels, notamment aux fins du droit québécois. Les questions, demandes relatives à la vie privée et plaintes peuvent lui être adressées à info@glacierpurecompounds.com ou au 72 Victoria Street South, Kitchener (Ontario) N2G 4Y9, Canada. L’identité de la personne responsable est disponible sur demande.
Gouvernance des renseignements personnels
Le responsable supervise les demandes, les plaintes et les incidents liés à la vie privée, approuve les politiques et pratiques de GPC et veille aux règles de conservation ainsi qu’aux évaluations de la vie privée lors de changements aux systèmes ou aux fournisseurs. Ces responsabilités couvrent la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation et la destruction des renseignements.
L’accès est limité aux personnes qui ont besoin des renseignements pour leurs fonctions. Le soutien et l’exécution des commandes nécessitent les coordonnées des clients et les détails d’expédition; la comptabilité nécessite les dossiers financiers et de paiement; le soutien technique nécessite les renseignements utiles au fonctionnement et à la sécurité du site. Une personne peut exercer plusieurs fonctions. Le personnel et les fournisseurs doivent respecter la confidentialité et utiliser les renseignements uniquement aux fins autorisées.
Renseignements recueillis
Nous recueillons les renseignements que vous fournissez lors de la création d’un compte, du paiement, d’une demande d’avis de disponibilité, d’une participation au Programme de vérification GPC ou dans votre correspondance. Les services de paiement, les transporteurs et d’autres fournisseurs peuvent aussi transmettre les renseignements nécessaires pour rapprocher un paiement, livrer une commande ou traiter une demande.
- Renseignements de compte, de facturation, d’expédition et de contact.
- Articles commandés, prix, taxes, références et rapprochement des paiements, remboursements, suivi des colis et correspondance de soutien.
- Confirmations d’accès et de paiement, notamment l’heure, la langue, les versions et empreintes des politiques acceptées, l’adresse IP tronquée et les renseignements sur le navigateur.
- Demandes d’avis de disponibilité, preuves de consentement au marketing, état de désabonnement et dossiers de livraison des courriels, y compris les renseignements réseau associés au consentement.
- Demandes au Programme de vérification, rapports de laboratoire, reçus, pièces justificatives et dossiers de crédit ou de remboursement connexes. Nous n’identifions pas publiquement un client dans les résultats de vérification publiés sans permission ou autre fondement légal.
- Déclarations de qualification et d’usage pour la recherche, correspondance pertinente et dossiers d’usage abusif, de fraude ou de violation de politique soupçonnés. Aucune description de projet n’est requise pour accéder au catalogue ou passer une commande. Veuillez ne pas envoyer de renseignements médicaux personnels, de protocoles de recherche confidentiels ni de détails personnels sans lien avec la demande.
- Renseignements nécessaires au compte, à la sécurité, à la session et au panier. Le suivi d’attribution non essentiel est désactivé.
Témoins et technologies semblables
Le site utilise des témoins de première partie pour l’accès pour la recherche, la connexion au compte, le panier, la session et les préférences linguistiques. Ils reconnaissent un navigateur ou un compte afin de fournir le service demandé.
Pour faciliter la navigation dans le catalogue, l’onglet courant mémorise temporairement la réussite d’une vérification d’accès. Cette préférence d’affichage ne contient aucun identifiant personnel, expire après 30 minutes sans vérification réussie et est effacée à la fermeture de l’onglet. Elle évite seulement de répéter l’écran de chargement; le serveur continue de vérifier l’accès pour la recherche.
Accès pour la recherche (gpc_access) : après l’envoi de votre confirmation d’usage pour la recherche, un identifiant signé relie ce navigateur à sa preuve de confirmation. Par défaut, ce témoin dure le temps de la session du navigateur. L’option distincte « Mémoriser ce navigateur pendant 30 jours », décochée par défaut, permet de conserver l’accès jusqu’à 30 jours. Le choix et l’expiration sont consignés avec la confirmation. La restauration de session de votre navigateur peut conserver les témoins de session; l’accès expire au plus tard après 30 jours et une nouvelle confirmation peut être exigée plus tôt si les politiques changent.
Vous pouvez revenir à la page Accès pour la recherche et choisir « Oublier ce navigateur », ou supprimer gpc_access dans les paramètres de votre navigateur. Vous devrez alors confirmer de nouveau pour accéder au catalogue. Cela ne vous déconnecte pas de votre compte, ne vide pas votre panier et n’efface pas la preuve de confirmation conservée sur le serveur. La conservation des dossiers est expliquée ci-dessous.
Langue (pll_language) : Polylang mémorise la langue du site, normalement pendant un an. Les témoins du panier (woocommerce_cart_hash et woocommerce_items_in_cart) durent le temps de la session du navigateur. L’identifiant de session WooCommerce (wp_woocommerce_session_*) relie le navigateur à son panier sauvegardé, normalement pendant deux jours pour les visiteurs ou sept jours après connexion; l’activité peut renouveler cette durée.
Compte et sécurité : WordPress utilise wordpress_test_cookie pour vérifier la prise en charge des témoins, ainsi que wordpress_logged_in_* et wordpress_sec_* ou wordpress_* pour l’accès authentifié. La connexion dure le temps de la session, sauf si vous choisissez l’option distincte de mémorisation du compte, normalement de 14 jours. Les préférences d’administration et les contrôles de sécurité peuvent utiliser d’autres témoins lorsque ces fonctions sont utilisées. Ils sont distincts du choix d’accès pour la recherche.
GPC n’utilise aucun témoin de suivi analytique, publicitaire ou de médias sociaux. Le suivi d’attribution des commandes et les rapports d’utilisation de WooCommerce sont désactivés. Tout suivi facultatif futur serait expliqué et ferait l’objet d’un choix distinct avant son activation; l’accès pour la recherche n’exige pas l’acceptation d’un suivi facultatif. Vous pouvez gérer les témoins dans votre navigateur, mais leur blocage peut empêcher la connexion, la confirmation d’accès pour la recherche et le paiement.
Aide à la saisie de l’adresse et du courriel à la commande
Lorsque les suggestions d’adresses sont disponibles à la commande, la saisie dans le champ d’adresse municipale transmet le texte saisi à Geoapify par le serveur de GPC pour obtenir des suggestions d’adresses canadiennes. Vous pouvez choisir « Saisir manuellement » avant de taper pour arrêter ces requêtes. La recherche ne transmet pas votre adresse IP, votre nom, votre courriel, votre numéro de téléphone, les articles commandés ni le numéro de bureau ou d’unité saisi séparément. Geoapify reçoit l’adresse IP du serveur de GPC. Geoapify et ses fournisseurs d’infrastructure peuvent traiter la recherche hors du Canada ou du Québec. La politique de confidentialité de Geoapify explique la journalisation et la conservation des requêtes.
Mailcheck propose des corrections possibles aux fautes de frappe dans le domaine du courriel, directement dans votre navigateur; il ne transmet pas votre adresse courriel à un fournisseur de vérification. Vous décidez d’accepter ou non une suggestion. Ces fonctions d’aide à la commande n’ajoutent pas de témoins d’analyse ou de publicité, et GPC ne conserve pas l’historique des recherches. Les suggestions ne garantissent ni la livraison postale ni l’existence d’une boîte courriel. La saisie manuelle demeure possible.
Fins du traitement et consentement
Les renseignements servent à vérifier l’admissibilité, traiter et exécuter les commandes, rapprocher les paiements, produire les factures et remboursements, administrer le Programme de vérification et les crédits au compte, fournir les documents de lot, envoyer les messages demandés ou autrement permis, prévenir les abus, tenir les dossiers comptables et juridiques et répondre aux droits en matière de vie privée. Nous ne vendons pas de renseignements personnels.
Le consentement est obtenu sous une forme adaptée aux renseignements et à la fin visée, sauf lorsque la loi permet ou exige le traitement sans consentement. Le consentement facultatif au marketing est distinct des confirmations nécessaires pour commander. L’acceptation de cette politique ne constitue pas, à elle seule, un abonnement au marketing. Toute nouvelle fin nécessitant un consentement sera expliquée avant que les renseignements soient utilisés à cette fin.
Traitement automatisé des commandes
Le site automatise certaines étapes, notamment l’expiration des demandes de paiement après le délai annoncé et les messages sur l’état des commandes. Communiquez avec le soutien des commandes ou le responsable de la protection des renseignements personnels si vous croyez qu’un résultat automatisé est erroné ou souhaitez un examen par une personne. Lorsque la loi applicable encadre une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé de renseignements personnels, GPC fournit l’avis requis et, sur demande, explique les renseignements utilisés et les principaux facteurs ayant mené à la décision, permet leur rectification et vous donne l’occasion de présenter vos observations à une personne en mesure de réviser la décision.
Fournisseurs et lieu de traitement
Les fournisseurs d’hébergement, de courriel, d’avis de paiement, d’expédition, de documents et de services professionnels reçoivent uniquement les renseignements nécessaires à leur travail, sous réserve de protections contractuelles ou légales. Des renseignements peuvent aussi être communiqués lorsque la loi le permet ou l’exige, notamment pour répondre à une demande légale valide ou prévenir la fraude. Les détails actuels sur les fournisseurs peuvent être demandés au responsable.
L’hébergement du site se trouve au Canada. Les courriels transactionnels et de programme sont livrés par Mailgun au moyen d’une infrastructure située aux États-Unis. Ce traitement comprend les coordonnées de l’expéditeur et du destinataire, le contenu des messages, les pièces jointes lorsqu’il y en a et les renseignements de livraison. Selon le message, il peut s’agir de noms, de coordonnées, de renseignements de commande ou de paiement et de correspondance relative au programme. Les renseignements traités hors du Canada ou du Québec peuvent être accessibles aux tribunaux et aux autorités policières ou de sécurité nationale de ce territoire.
GPC exige des fournisseurs une protection comparable à la présente politique. Lorsque le droit québécois s’applique, une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée et une entente écrite appropriée sont requises avant de communiquer des renseignements personnels hors du Québec ou de les confier à un fournisseur qui s’y trouve. Le responsable doit évaluer les renseignements, la fin visée, les protections et le cadre juridique applicable, et autoriser un transfert uniquement si l’évaluation établit une protection adéquate.
Conservation et destruction
La conservation dépend de la fin de chaque dossier et des obligations légales applicables. Le responsable doit examiner les besoins de conservation et organiser une destruction sécuritaire lorsque ces besoins et toute obligation de préservation prennent fin. Le retrait d’un nom ou d’un autre identifiant ne rend pas nécessairement un dossier anonyme : les renseignements qui demeurent identifiables restent protégés. L’anonymisation est utilisée uniquement lorsqu’elle respecte les exigences légales applicables.
- Les dossiers de commande, de taxes et de comptabilité sont conservés pendant au moins six ans après la fin de la dernière année d’imposition visée, et plus longtemps lorsqu’une obligation légale ou un différend légitime l’exige.
- Les politiques acceptées et les confirmations de paiement sont conservées pendant la relation de compte et les délais de prescription applicables afin d’établir ce qui a été convenu.
- L’adresse IP tronquée et les renseignements sur le navigateur dans les dossiers d’accès pour la recherche sont retirés après 24 mois depuis la dernière activité, selon le calendrier du site. Les dates d’acceptation et les preuves des politiques acceptées demeurent.
- Pour les demandes d’avis de disponibilité terminées ou retirées, les adresses IP associées sont supprimées après 36 mois selon le calendrier du site, ou plus tôt dans le cadre d’une demande d’effacement applicable. Les preuves nécessaires de consentement et de retrait peuvent être conservées.
- Les dossiers du Programme de vérification, la correspondance de soutien et les dossiers de demandes relatives à la vie privée sont conservés pour leur fin déclarée et les besoins applicables de comptabilité, de traitement des plaintes ou de règlement des différends. Sur demande, GPC explique la durée ou les critères de conservation d’un dossier précis.
- La suppression d’un compte ou le désabonnement ne supprime pas automatiquement les dossiers qui doivent être conservés. Lors du traitement d’une demande d’effacement, GPC explique les catégories conservées et les raisons.
Accès, rectification et autres demandes
Écrivez au responsable aux coordonnées ci-dessus. Décrivez les renseignements ou le compte visés et la mesure demandée; une référence de commande ou l’adresse courriel utilisée avec GPC peut aider à retrouver les dossiers. Aucun formulaire particulier ni aucune description de projet n’est requis. GPC peut demander des renseignements proportionnés pour vérifier l’identité ou l’autorité avant de communiquer ou de modifier des renseignements personnels. N’envoyez pas de mot de passe, de données d’authentification de paiement ni de pièce d’identité sans qu’une méthode de vérification sécuritaire et nécessaire ait été convenue.
GPC répond aux demandes d’accès dans les 30 jours suivant leur réception, sous réserve des prolongations permises par la loi applicable et annoncées dans ce délai. Si des renseignements ne peuvent être communiqués ou si une demande ne peut être accordée en entier, GPC explique le motif applicable et les possibilités de révision ou de plainte. Vous pouvez demander la rectification de renseignements inexacts, le retrait du consentement sous réserve des limites légales et contractuelles, ou l’effacement lorsqu’il s’applique. GPC explique les effets sur un compte ou une commande non exécutée avant de donner suite au retrait d’un consentement nécessaire. Le droit québécois prévoit aussi, dans certaines circonstances, des droits relatifs à la cessation de diffusion et à la désindexation.
Certains dossiers d’accès pour la recherche sont associés à un identifiant de navigateur plutôt qu’à une adresse courriel. Si votre demande vise ces dossiers, le responsable vous expliquera comment aider à les retrouver sans demander de renseignements sans lien avec la demande. Effacer un témoin du navigateur ne supprime pas, à lui seul, le dossier correspondant sur le serveur.
Portabilité des renseignements au Québec
Lorsque le droit québécois à la portabilité s’applique, vous pouvez demander au responsable les renseignements personnels informatisés admissibles recueillis auprès de vous dans un format technologique structuré et couramment utilisé. Vous pouvez aussi demander leur communication à une personne ou à un organisme légalement autorisé à les recueillir. Ce droit est assujetti aux conditions et exceptions prévues par la loi, notamment l’exclusion des renseignements créés ou inférés à partir de vos renseignements et l’exception liée aux difficultés pratiques sérieuses. GPC explique toute limite applicable et convient d’un mode de transmission approprié après vérification de la demande.
Préférences de courriel
Vous pouvez retirer vos choix de marketing facultatifs sans fermer votre compte. Les messages de marketing et de disponibilité offrent un mécanisme de désabonnement, et les demandes sont traitées dans les 10 jours ouvrables. Vous pouvez aussi demander à GPC de vous aider à modifier ces préférences. Les messages transactionnels nécessaires, comme les instructions de paiement, les avis d’expédition et les réponses à vos demandes, peuvent continuer. Les preuves de consentement et de retrait peuvent être conservées pour démontrer la conformité à la législation antipourriel.
Âge et mineurs
Le site et le catalogue s’adressent aux adultes : chaque visiteur confirme avoir au moins 21 ans avant l’accès commercial. GPC ne recueille pas sciemment de renseignements personnels auprès de mineurs, et jamais auprès d’un mineur québécois de moins de 14 ans sans le consentement du titulaire de l’autorité parentale ou du tuteur, sauf exception légale. Tout renseignement recueilli contrairement à cette règle est supprimé.
Mesures de protection et plaintes
Les mesures administratives, techniques et physiques doivent tenir compte de la sensibilité des renseignements et des risques liés à leur utilisation. Elles comprennent l’accès limité aux personnes autorisées, la protection des dossiers pendant leur conservation et leur transmission, ainsi que des obligations de confidentialité pour les personnes qui les traitent. Aucun système ne peut promettre une sécurité absolue.
Pour déposer une plainte, communiquez avec le responsable en décrivant votre préoccupation, les dates pertinentes et la façon dont GPC peut vous répondre. Le responsable accuse réception, examine les dossiers et les pratiques concernés, demande des précisions au besoin et communique une réponse écrite indiquant les mesures correctives ou les prochaines étapes. Fournissez uniquement les renseignements nécessaires à l’examen et à la réponse. Les dossiers de plainte sont assujettis aux mêmes règles d’accès et de conservation que les autres renseignements personnels.
Vous pouvez aussi communiquer avec le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, la Commission d’accès à l’information du Québec lorsque le droit québécois s’applique, ou une autre autorité compétente. Il n’est pas nécessaire de terminer le processus de plainte de GPC avant de communiquer avec une autorité.
Incidents de confidentialité
Signalez rapidement au responsable toute compromission présumée de renseignements personnels. La réponse de GPC consiste à contenir l’incident, évaluer les renseignements et les personnes touchés, documenter le risque de préjudice, prendre des mesures correctives et tenir les dossiers d’incident exigés par la loi.
Lorsque la LPRPDE l’exige, GPC avise dès que possible le commissaire fédéral et les personnes concernées d’une atteinte présentant un risque réel de préjudice grave. Lorsque le droit québécois l’exige, GPC avise avec diligence la Commission d’accès à l’information du Québec et les personnes concernées d’un incident présentant un risque de préjudice sérieux. Les autres avis légalement requis sont aussi transmis. Les dossiers d’incident sont conservés pendant au moins cinq ans lorsque le droit québécois s’applique et au moins 24 mois lorsque les règles fédérales de conservation des dossiers d’atteinte s’appliquent, ou plus longtemps si une obligation légale de préservation l’exige.
Modifications de la politique
La version affichée sur cette page désigne la politique en vigueur. Les modifications sont publiées en français et en anglais, et les avis sont transmis conformément à la loi applicable. Si un changement modifie de façon importante le traitement des renseignements personnels, GPC le signale par un avis approprié sur le site ou une communication directe. Un nouveau consentement est demandé lorsqu’il est requis. Une version ultérieure n’autorise pas rétroactivement une nouvelle utilisation des renseignements recueillis sous une version antérieure.
